El sistema ha sido desarrollado y es propiedad de la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI). Se pone a disposición de las Oficinas de Propiedad Industrial (OPI) de los Estados miembros para facilitar a sus clientes la presentación en línea de solicitudes de propiedad intelectual. Esto se aplica a las solicitudes de Patentes, Marcas Registradas y Diseños. El sistema está diseñado principalmente para los agentes/abogados a través de los cuales pueden presentar sus solicitudes desde la oficina, desde casa, cualquier día, a cualquier hora. Esto, además de reducir los gastos generales y los cuellos de botella en las OPIs al transformar las actividades de captura de información en la fuente (solicitante), lo que resulta en una aceleración y racionalización del proceso general de archivo, la reducción de errores humanos y la mejora de la calidad de los datos en la base de datos y los servicios de la oficina.
El sistema está equipado con un Cálculo de Tasas que es personalizable con las reglas de pago de la oficina y la regulación, que concluye la cantidad respectiva a pagar por cada tipo de solicitud presentada por el solicitante. Ofrece además una funcionalidad de gestión de carteras a través de la cual los solicitantes pueden supervisar y hacer un seguimiento de las solicitudes presentadas a las OPI y realizar informes básicos y estadísticas de su trabajo en línea.
El Expediente OMPI requiere una configuración decente en las OPIs para operar el servicio en forma de hardware de servidor, seguridad y conectividad adecuada a Internet para interactuar con los clientes en línea. Esto, además de los calibres de TI locales en las OPIs para ayudar en el despliegue, la personalización y la integración del Expediente OMPI con el entorno local y los servicios externos, cuando proceda.
El producto está disponible en dos modos de funcionamiento: el modo de no pago, en el que los clientes normalmente realizan la captura y presentación de sus solicitudes en línea y luego proceden a realizar el pago en la recepción de la oficina; y el modo de pago, en el que se lleva a cabo la integración con la pasarela de pago, de modo que todo el proceso de presentación de solicitudes se puede realizar en línea. En este último caso, la OMPI ofrece interfaces abiertas (API) para facilitar la comunicación del expediente de la OMPI con la pasarela de pagos, un ejercicio que suelen realizar las OPI.
La OMPI sigue mejorando el Expediente de la OMPI para satisfacer las necesidades de las OPI, también tras las experiencias piloto de despliegue realizadas en 2017. Las futuras versiones del Expediente de la OMPI incluirán, entre otros elementos, la mejora de las capacidades de redacción, lo que permitirá una gran variedad de funciones de redacción y examen de las solicitudes antes de su presentación; la posibilidad de obtener una instantánea completa de sus solicitudes en la oficina, incluidas las acciones históricas, las modificaciones y las tasas; además de la extensión del Expediente de la OMPI para facilitar la presentación de las solicitudes de la oficina receptora en los sistemas internacionales, como Madrid y el PCT.