El sistema ha sido desarrollado y es propiedad de la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI). Se pone a disposición de las Oficinas de Propiedad Industrial (OPI) de los Estados miembros para facilitar a sus clientes la presentación en línea de solicitudes de propiedad intelectual. Esto se aplica a las solicitudes de Patentes, Marcas Registradas y Diseños. El sistema está diseñado principalmente para los agentes/abogados a través de los cuales pueden presentar sus solicitudes desde la oficina, desde casa, cualquier día, a cualquier hora. Esto, además de reducir los gastos generales y los cuellos de botella en las OPIs al transformar las actividades de captura de información en la fuente (solicitante), lo que resulta en una aceleración y racionalización del proceso general de archivo, la reducción de errores humanos y la mejora de la calidad de los datos en la base de datos y los servicios de la oficina.
El sistema está equipado con un Cálculo de Tasas que es personalizable con las reglas de pago de la oficina y la regulación, que concluye la cantidad respectiva a pagar por cada tipo de solicitud presentada por el solicitante. Ofrece además una funcionalidad de gestión de carteras a través de la cual los solicitantes pueden supervisar y hacer un seguimiento de las solicitudes presentadas a las OPI y realizar informes básicos y estadísticas de su trabajo en línea.
El Expediente OMPI requiere una configuración decente en las OPIs para operar el servicio en forma de hardware de servidor, seguridad y conectividad adecuada a Internet para interactuar con los clientes en línea. Esto, además de los calibres de TI locales en las OPIs para ayudar en el despliegue, la personalización y la integración del Expediente OMPI con el entorno local y los servicios externos, cuando proceda.
El producto está disponible en dos modos de funcionamiento: el modo de no pago, en el que los clientes normalmente realizan la captura y presentación de sus solicitudes en línea y luego proceden a realizar el pago en la recepción de la oficina; y el modo de pago, en el que se lleva a cabo la integración con la pasarela de pago, de modo que todo el proceso de presentación de solicitudes se puede realizar en línea. En este último caso, la OMPI ofrece interfaces abiertas (API) para facilitar la comunicación del expediente de la OMPI con la pasarela de pagos, un ejercicio que suelen realizar las OPI.
La OMPI sigue mejorando el Expediente de la OMPI para satisfacer las necesidades de las OPI, también tras las experiencias piloto de despliegue realizadas en 2017. Las futuras versiones del Expediente de la OMPI incluirán, entre otros elementos, la mejora de las capacidades de redacción, lo que permitirá una gran variedad de funciones de redacción y examen de las solicitudes antes de su presentación; la posibilidad de obtener una instantánea completa de sus solicitudes en la oficina, incluidas las acciones históricas, las modificaciones y las tasas; además de la extensión del Expediente de la OMPI para facilitar la presentación de las solicitudes de la oficina receptora en los sistemas internacionales, como Madrid y el
The system is developed and owned by the World Intellectual Property Organization (WIPO). It is made available to Industrial Property Offices (IPOs) in Member States to facilitate online filing services of IP applications to their customers. This applies to Patent, Trademark and Design applications. The system is mainly designed for the agents/attorneys through which they can file their applications from office, from home, any day, any time. This in addition to reducing overhead and bottlenecks at IPOs by transforming information capture activities to the source (applicant), resulting in speeding up and streamlining overall filing process, reducing human errors and the improvement of data quality in office database and services.
The system is Equipped with Fees Calculation that is customizable with office payment rules and regulation, which concludes the respective amount due for each application type filed by the applicant. It further Offers portfolio management functionality through which applicants can monitor and track applications submitted to IPOs and carry out basic reports and statistics of their work online.
WIPO File requires decent setup at the IPOs to operate the service in the form of server hardware, security and proper internet connectivity to interact with the customers online. This in addition to local IT calibers at IPOs to assist in the deployment, customization and integration of WIPO File with local environment and external services, where applicable.
The product is available in two modes of operation; non-payment mode where customers normally undertake capture and submission of their applications online and then proceed with the payment step at the office front desk; and payment mode where integration with payment gateway is carried out so that the entire filing process can be done online. For the later, WIPO provides open interfaces (APIs) to facilitate WIPO File communicating with payment gateway, an exercise typically undertaken by the IPOs.
WIPO continues the enhancement of WIPO File to meet the needs of the IPOs, also following pilot deployment experiences conducted in 2017. Future releases of WIPO File will include, among other elements; enhancement of drafting capabilities which will enable rich authoring and review features of applications prior to submission; the ability to retrieve full snapshot of their applications at the office including historical actions, amendments and fees; in addition to WIPO File extension to support the filing of receiving office applications with international systems such as Madrid and PCT.
